Allt du behöver veta om fakturering

Fakturera på ett effektivt sätt med en fakturamall

Att fakturera är någonting som kan kännas lite skrämmande de första gångerna du gör det. Det är dock viktigt att faktureringen sköts på ett bra sätt för att du ska få in pengar i företaget. Genom att lära dig mer om fakturering och få en bättre förståelse för processen kan du göra den så enkel och effektiv som möjligt.

Här berör vi flera områden som har med fakturering att göra. Vi berättar bland annat varför det är viktigt att fakturera kunderna ofta och hur en fakturamall kan vara till hjälp för dig. Dessutom går vi igenom hur fakturaköp eller fakturabelåning kan hjälpa dig att korta ner ledtiden från faktura till betalning och därmed stärka kassaflödet.

Därför är det viktigt att fakturera ofta

Vissa mindre företag väljer att samla ihop sina utgående fakturor och skicka ut dessa en gång i veckan eller månaden. Det är förvisso inget fel med att göra detta men det kan skapa problem för dig som företagare. Risken är nämligen stor att kassaflödet i företaget försämras av detta tillvägagångssätt. Genom att istället fakturera lite oftare kan du skapa ett jämnare och starkare kassaflöde.

Du tvingas nämligen vänta en tid från det att du har skickat iväg en faktura tills dess att kunden betalar. Exakt hur lång tid som passerar från fakturering till betalning kan variera. Tillsammans med kunden behöver du komma överens om vilka villkor som ska gälla i det enskilda fallet. Vanligast är att man erbjuder kunden en kredittid på 30 dagar. Kredittiden kan dock även vara kortare (t.ex. 15 dagar) eller längre (t.ex. 60 eller 90 dagar).

Även den förhållandevis långa kredittiden är en utmaning för kassaflödet i ditt företag. För att slippa behöva vänta på betalning kan du välja att samarbeta med ett factoringbolag. Dessa erbjuder två tjänster som kortar ner väntan på betalning väsentligt: fakturaköp och fakturabelåning. Nedan kan du läsa mer om dessa tjänster!

Fakturaköp eller fakturabelåning – vilket alternativ är bäst?

Factoring är ett begrepp som du kan stöta på inom finansvärlden och när det kommer till finansieringar. Begreppet innefattar bland annat två tjänster som är relevanta för dig som ska fakturera kunder:

• Fakturaköp är en tjänst som låter dig sälja dina fakturor till factoringbolaget. Syftet med detta är att du får pengarna direkt och därmed slipper vänta på betalningen från dina kunder. Dessutom kan du få hjälp med administrationen kring fakturorna, såsom påminnelser och inkassokrav.

• Fakturabelåning är en liknande tjänst som ändå skiljer sig en del åt från ett fakturaköp. Här fungerar det istället så att ditt företag lånar pengar av en långivare och kundfakturorna används då som en säkerhet. Även detta är ett effektivt sätt att stärka kassaflödet då du likt ovan nämnda tjänst slipper vänta på inbetalningen från kund.

De exakta villkoren för dessa tjänster skiljer sig åt beroende på om du väljer att använda dig av fakturaköp eller fakturabelåning. Dessutom varierar villkoren en aning mellan olika factoringbolag. Till exempel tar vissa finansbolag ut en högre avgift för sina tjänster medan andra låter dig behålla en lite större del av kakan.

Jämna ut kassaflödet med fakturaköp eller fakturabelåning

Fördelarna med att använda fakturaköp eller fakturabelåning är flera. De flesta är dock kopplade till kassaflödet och likviditeten.

Genom att belåna eller sälja dina kundfakturor kan du nämligen frigöra kapital. Kapitalet ifråga hade annars varit uppbundna i de fakturor som du har skickat till dina kunder men som inte har betalats. Med fakturaköp eller fakturabelåning kan du se till att skapa ett lite jämnare och starkare kassaflöde i ditt företag.

Så gör du för att fakturera dina kunder på bästa sätt

När du ska fakturera din kund är det viktigt att fakturan innehåller all nödvändig information. Några exempel på sådana upplysningar är:

• fakturadatum
• fakturanummer
• vilka tjänster eller produkter faktureringen avser
• ditt företags namn och adress
• din kunds namn och adress
• betalningsvillkor och förfallodatum
• betalningsinformation (t.ex. bankgiro- eller plusgironummer)
• din kontaktinformation
• uppgifter om mervärdesskatt
• information om eventuell dröjsmålsränta
• annan relevant information (t.ex. kundnummer, ordernummer m.m.).

Genom att ange all den information som är relevant kan du säkerställa att fakturan är giltig rent juridiskt. Du ser samtidigt till att din kund har tillgång till all den information som denne behöver för att betala fakturan. Till råga på allt påskyndas betalningsprocessen och du kan förhoppningsvis undvika att fakturan av ett eller annat skäl förfallet.

Om du är osäker på hur en faktura ska utformas kan du med fördel använda en fakturamall.

En fakturamall effektiviserar faktureringen och minimerar risken för fel

Det finns flera skäl att använda en fakturamall istället för att utforma fakturor manuellt. Till att börja med ser en faktura som utformas via en mall mer enhetlig och proffsig ut. Men mallen hjälper dig även att komma ihåg all den information som fakturan behöver innehålla.

Ytterligare en anledning att använda en fakturamall är för att mallen strömlinjeformar faktureringsprocessen. Du vill göra det så enkelt och smidigt som möjligt för dig att fakturera dina kunder. Dessutom bör fakturan i sig vara så enkel och okomplicerad som den bara kan bli. Detta utan att tumma på reglerna kring vilken information en faktura ska innehålla

Till exempel bör du använda utrymmet på fakturan för att bryta ner kostnaderna i beståndsdelar såsom dessa:

• pris per enhet
• förpackningskostnad
• leveranskostnad
• timpris
• etc.

Det är dock viktigt att du använder en fakturamall som är anpassad för din specifika verksamhet. Driver du till exempel ett IT-konsultföretag? I sådana fall kanske du inte bör använda samma mall som ett företag verksamt inom till exempel tillverkningsindustrin eller någon helt annan bransch.

Och om du utför en tjänst åt din kund kan det även vara värt att ange hur många konsulttimmar du har lagt ner på projektet. På så vis vet kunden hur många timmar du har arbetat och vilken din timdebitering är.

Kontakta Qred för mer information om fakturaköp och fakturabelåning

Qred är ett factoringbolag som tillhandahåller fakturaköp och belåning. Kontakta oss om du vill veta mer om dessa tjänster och hur de kan vara till hjälp för just ditt företag!

Du kan räkna med oss!